FAKTURIS ist ein ERP-Programm aus der Cloud. Alles ist mit allem verknüpft.

Hier findet der Chef jeden Tag die wichtigsten, aktuellen Informationen auf einen Blick. Diese ergeben sich automatisch aus den getätigten Geschäftsvorgängen. Netto-Umsätze (ohne MwSt.) des gesamten lfd. Jahres.

Überfällige Rechnungen, also Rechnungen, deren Zahlungsziel überschritten ist.

Offene Posten, also Rechnungen, die noch nicht fällig sind. Auslaufende Verträge, also z.B. Wartungsverträge, die für 1 Jahr angelegt wurden und um deren Verlängerung man sich kümmern muß. Offene Angebote, also Angebote, die schwebend sind und wo noch nicht sicher ist, ob sie zu einem Auftrag führen oder abgelehnt werden. Nachfassen!

NEU! Offene Sammelrechnungen, also zusammengefaßte Rechnungen aus Service-Verträgen, die noch kein Absendedatum für automatischen E-Mail-Versand haben. Notizen können für die verschiedensten Vorgänge angelegt und überwacht werden (Wiedervorlage), bis sie als erledigt gekennzeichnet werden und aus der Liste verschwinden.

Ein zentrales. Die Listen sind das Herzstück der Geschäftsvorgänge. In den Listen sind alle aktiven Geschäftsvorgänge aufgeführt (10 auf jeder Seite). Über Filter können einzelne gesucht werden. Jede Liste hat eine pdf-Druckansicht (Blauer Button)). Die Druckansicht kann gespeichert werden.

Nummernkreise sind die lfd. Nummern in Dokumenten, die voreingestellt werden können, d.h. das Sie bestimmen, mit welcher Nummer begonnen wird. Die lfd. Nummerierung ist in jedem neuen Dokument bereits automatisch vorhanden. Nummernkreise gibt es z.Zt. für Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen.

Hier werden alle Firmenstammdaten hinterlegt. Außerdem kann das eigene Firmenlogo hochgeladen und das Format der pdf-Vorlagen für alle Geschäftspapiere (Stammdaten oben rechts, im Fuß oder gar nicht; für eigene Blanko-Briefbogen kann ein Kopf- und Fußbild) festgelegt werden.

Mitarbeiter können nur durch Administratoren angelegt und gelöscht werden. Die Übernahme in die Terminverwaltung muß extra aktiviert werden. (Z.B. für Techniker) Zu jedem Mitarbeiter kann ein Foto hochgeladen werden.

Textbausteine können individuell zu verschiedenen Kategorien erstellt werden. Diese finden dann in Formularen (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen usw.) Verwendung, in dem diese Textbausteine einfach über ein Pulldownmenü ausgewählt werden können und im Formular gespeichert werden. Standardbausteine, die immer zuerst ausgewählt werden können, werden extra gekennzeichnet.

Bei Einrichtung des Systems wird von KPC ein Administrator angelegt. Das ist i.d.R. der Chef oder ein von ihm benannter Mitarbeiter. Dieser Mitarbeiter ist unter "Einstellungen > Mitarbeiter" bereits im System vorhanden.

Dieser Administrator kann Benutzer anlegen und löschen, allerdings keine anderen Administratoren. Der Administrator kann nur die Rechte vergeben, die ihm selbst durch den Superadministrator gegeben wurden.

Die Rechte eines Benutzers werden in "Einstellungen > Benutzer" unter Auswahl des Mitarbeiters vergeben. Nach dem Speichern der Rechte muß die Seite neu geladen werden (Benutzer > Benutzernamen), damit die gesetzten Rechte sichtbar sind.

Geschäftspartner sind neben Kunden auch Lieferanten, Interessenten und einfache Kontakte. Alle können als solche erfaßt und gefiltert auf Listen dargestellt werden.

Benutzerhinweis: Immer die E-Mail-Adresse erfassen, weil die für diverse pdf-Mail-Versandfunktionen im System gebraucht wird.

Die Geschäftspartnerliste ist in mehrere Spalten unterteilt und enthält die wichtigsten Informationen. Über die Spaltenüberschriften kann die Reihenfolge umgekehrt werden. Jede Liste enthält der Übersichtlichkeit wegen 10 Geschäftspartner.

Über einen Seitenpfeil gelangt man vorwärts oder rückwärts jeweils zur 2. und allen weiteren Seiten. Die Spalte Herkunft zeigt an, wenn der Geschäftspartner aus einem Webshop importiert wurde. Jedes Icon zeigt bei Kontakt mit der Maus eine Informationsfahne und damit die Funktion des Icon an.

Jeder Geschäftspartner (Kunde) kann mehrere abweichende LieferanschriftenObjekte und mehrere Ansprechpartner (Kontaktpersonen) haben. Alle sind miteinander verknüpft. Falls eine E-Mail-Adresse nicht für eine Person sondern für eine bestimmte Abteilung beim Kunden bebraucht wird, einfach in Vorname und Name die Abteilung eintragen (z.B. Vorname = Abt. und Nachname = Buchhaltung).

Benutzerhinweis: Immer die E-Mail-Adresse erfassen, weil die für diverse pdf-Mail-Versandfunktionen im System gebraucht wird. Die Ansprechpartnerliste ist in mehrere Spalten unterteilt und enthält die wichtigsten Informationen. Über die Spaltenüberschriften kann die Reihenfolge umgekehrt werden. Jede Liste enthält der Übersichtlichkeit wegen 10 Ansprechpartner. Über einen Seitenpfeil gelangt man vorwärts oder rückwärts jeweils zur 2. und allen weiteren Seiten. Jedes Icon zeigt bei Kontakt mit der Maus eine Informationsfahne und damit die Funktion des Icon an.

Jeder Geschäftspartner (Kunde) kann mehrere abweichende Lieferanschriften/Objekte und mehrere Ansprechpartner (Kontaktpersonen) haben. Alle sind miteinander verknüpft. Falls eine E-Mail-Adresse nicht für eine Person sondern für eine bestimmte Abteilung beim Kunden bebraucht wird, einfach in Vorname und Name die Abteilung eintragen (z.B. Vorname = Abt. und Nachname = Buchhaltung).

Benutzerhinweis: Immer die E-Mail-Adresse erfassen, weil die für diverse pdf-Mail-Versandfunktionen im System gebraucht wird. Die Ansprechpartnerliste ist in mehrere Spalten unterteilt und enthält die wichtigsten Informationen. Über die Spaltenüberschriften kann die Reihenfolge umgekehrt werden. Jede Liste enthält der Übersichtlichkeit wegen 10 Ansprechpartner. Über einen Seitenpfeil gelangt man vorwärts oder rückwärts jeweils zur 2. und allen weiteren Seiten. Jedes Icon zeigt bei Kontakt mit der Maus eine Informationsfahne und damit die Funktion des Icon an.

Hier werden alle Geschäftsvorgänge als Gesamtüberblick angezeigt, die den Geschäftspartner (Kunden) betreffen. Stammdaten, Offene Posten, Überfällige Rechnungen, Offene Angebote, Nettoumsatz, Vertragsende, Ansprechpartner, Notizen, Dokumente, Geschäftsvorgänge.

Artikel können Waren und Dienstleistungen sein. Sie werden entweder manuell angelegt oder können importiert werden. Die Importvoraussetzungen und des Dateiformat müßen bei uns erfragt werden.

Benutzerhinweis: Die "Einheit" besteht aus Verpackungsart, Menge und Mengeneinheit: z.B. "Kanister 10 L". Falls keine Verpackungsart gebraucht wird, kann die auch weggelassen werden (nicht auswählen). Dann nur Menge und Mengeneinheit eingeben und speichern: z.B. "1 St." Der EK = Einkaufspreis + 30% Marge ergibt automaisch den VK (Verkauspreis). Das gilt auch umgekehrt: EK + VK = autom. % Marge. Nach dem Speichern ist das aber erst im nächsten Listenaufruf sichtbar. Bei Import von Artikeln aus einem Webshop wird die Einheit und der EK nicht übernommen.

Warenlager/Warenbestände: In der Artikelliste und in der Warenstandsliste können Warenzugänge und -abgänge gebucht werden. Dies wird in der Warenbestandsliste mit Namen (eingeloggter Benutzer) und Datum autom. protokoliert.

Für ein neues Angebot wird über den Button "Neu" ein Formular geöffnet, das komplett ausgefüllt werden sollte. Die nächste Angebots-Nr. und das aktuelle Datum sind bereits ausgewählt.

Zentrale Elemente sind die Icons auf der rechten Seite (Mauskontakt = Erklärfahne). Bei Auswahl aus dem Pulldownmenü werden die Felder gefüllt.

Texte kommen aus den Textbausteinen, die vorher erstellt worden sind. Die Texte können aber auch individuell über die Tastatur eingeben werden. Jede Texteingabe kann geändert werden. Artikel können ebenfalls ausgewählt werden.

Zunächst wird die Kategorie auswählt und danach der Artikel. Enthält eine Kategorie keine Artikel, wird beides nicht übernommen. Eine Übernahme erfolgt immer mit dem Icon "OK“. Danach folgt noch Eingabe von Menge und evtl. Einheit. Der Gesamtbetrag zuzgl. MwSt. wird automatisch errechnet. Das Formular wird validiert, d.h. das nicht ausgefüllte Pflichtfelder angezeigt werden. Am Ende muß das Formular gespeichert werden.

Erst danach ist die pdf-Druckansicht aufrufbar. Angebote können per E-Mail versandt werden. Bei Angeboten für Dienstleistungen, die einen Wartungsvertrag enthalten, kann dem Angebot ein Service-Vertrag als pdf angeängt werden.

Ganz einfach: Wurde vorher ein Angebot erstellt kann der Auftrag direkt aus diesem generiert werden (Button "Als Auftrag übernehmen"). Der Auftrag wird gespeichert und kann selbstverständlich überall geändert werden. Nach einer Änderung "Speichern" nicht vergessen! Der direkte E-Mail-Versand einer "Auftragsbestätigung" als pdf an den Kunden ist möglich. Wurde kein Angebot erstellt kann der Auftrag genauso wie das Angebot manuell ausgefüllt und gespeichert werden.

Der Auftrag ist das zentrale Dokument, aus dem direkt der Lieferschein und später die Rechnung generiert wird. Eine Rechnungserstellung ohne Auftrag ist nicht möglich.

NEU! In der Auftragsliste ist die Disposition eines Auftrages direkt auf das Smartphone des Technikers möglich, wenn auf dem Gerät FAKTURIS mobile installiert ist. Die Disposition ist allerdings nur bei Dienstleistungen möglich, weil nur dann das entsprechende Icon aktiv ist. Damit die Disposition funktioniert, müssen vorher alle Schritte der Auftragserfassung korrekt durchgeführt worden sein.

Rechnungen können nur aus Aufträgen heraus generiert werden: Button "Als Rechnung übernehmen". Ohne Auftrag keine Rechnung. Über den "Auftragstyp" (Warenlieferung, Einmaljob, Mehrfachjob, Service-Vertrag) werden verschiedene Rechnungswege gesteuert.

Der Auftragstyp sollte immer ausgewählt sein. Bei Auswahl Mehrfachjob oder Service-Vertrag werden gleichzeitig mehrere Rechnungen, zunächst noch ohne Rechnungsnummer, generiert. Die Anzahl der Rechnungen hängt ab von der Anzahl der Aktionen (2-4) bei Mehrfachjobs (Auftragdetails) bzw. der Anzahl der Aktionen, die im Rahmen des Service-Vertrages während eines Jahres durchgeführt werden sollen (4-12 oder mehr Aktionen).

Beispiele: bei 2 Mehrfachjobs werden 2 Rechnungen generiert. Bei einem Service-Vertrag mit 3-monatlichem Service-Turnus werden 4 Aktionen/Jahr durchgeführt und 4 Rechnungen generiert. Die endgültige Anzahl der Rechnungen kann beim Service-Vertrag noch pro Artikel über einen weiteren Schritt (Checkbox) bestimmt werden.

Benutzerhinweis: Bei einem Service-Vertrag ist es wichtig alle Datumsfelder auszufüllen: Laufzeit von - bis, Techniker auswählen, Ersttermin, Start- und Endzeit, Wiederholung (Service alle 3 Monate = 4 Rechnungen pro Jahr) und das Endedatum (Das Endedatum wird nach dem Speichern automatisch gesetzt bzw. von "Laufzeit bis" übernommen). Nur wenn alle Felder ausgefüllt sind, wird der Service-Vertrag in der Vertragsliste richtig dargestellt! Alle Rechnungen haben die gleichen Werte.

Bei endgültiger Rechnungserstellung wird in der Rechnungsliste

1. die Rechnungnummer vergeben

2. im Rechnungsformular Korrekturen an den Artikeln und ggf. Preisen sowie

3. weitere Artikel hinzugefügt, falls sich das während der Serviceaktion ergeben hat. Danach wird die Rechnung gespeichert, ausgedruckt oder ggf. direkt per E-Mail als pdf versandt. (Anmerkung: Der Kunde sollte mit dem elektronischen Versand einverstanden sein).

Benutzerhinweis: Der Button "Druckansicht" im Rechnungsformular und das Symbol (Icon) "Auge" in der Rechnungsliste zeigen bei Klick nur eine Druckvorschau. Die Rechnung wird noch nicht endgültig gedruckt. Erst bei Klick auf das "Druckersymbol" in der Liste wird eine Rechnung generiert und im System abgelegt. Bei E-Mail-Versand wird diese Rechnung angehängt. Danach wird der "Druckhaken" grün und es verschwindet das "Bearbeiten"-Icon. Die Rechnung ist nicht mehr änderbar.

Rechnungen aus Service-Verträgen können zu Sammelrechnungen zusammengefaßt und durch das Setzen eines Versanddatums automatisch per E-Mail-Anhang versendet werden. Sammelrechnungen ohne Versanddatum werden am Tag des vorläufig gesetzten Datums im Dashboard als Popup nach System-Anmeldung angezeigt. Selbstverständlich können alle Artikeldaten (Bezeichnung, Preise etc.) nachträglich noch geändert werden. Und das geht so:

1. Im Auftrag den Button "Als Rechnung übernehmen" klicken, danach werden auf der Folgeseite die zu generierenden Rechnungen angezeigt. Bei einem Aktionsturnus alle 2 Monate werden 6 Rechnungen angezeigt. Über das Icon "Rechnungen zusammenfassen" öffnet sich ein Popup, in dem z.B. jeweils 2 Rechnungen angehakt und übernommen werden.

Aus ursprünglich 6 Rechnungen wurden mit "Speichern" jetzt 3 Sammelrechnungen. Diese werden in der Sammelrechnungsliste abgelegt.

2. In der Sammelrechnungsliste (Button "Sammelrechnungen" in der Kunden-Rechnungsliste) können in den Sammelrechnungen noch Änderungen (Artikeldaten, Preise, Versanddatum) vorgenommen werden.

3. Bei Erreichen des Versanddatums werden die Rechnungen automatisch per E-Mail-Anhang versendet.

4. Rechnungen ohne Versanddatum werden nach Systemanmeldung im Dashboard in einem Popup angezeigt. Hier kann das Versanddatum neu gesetzt oder verschoben werden.

Rechungskorrekturen sind umgekehrte Rechnungen, die in der Kunden-Rechnungsliste über den blauen Button neu erstellt werden. Der Kunde wird ausgewählt und die Rechnungsnummer, auf die sich die Korrektur bezieht.

Die Rechnungskorrektur erhält nach dem Speichern die nächste Rechnungs-Nr., die in der Rechnungsliste grün unterlegt erkennbar gemacht wird. Jede Rechnungskorrektur kann genauso wie eine Rechnung storniert bzw. auf ausgebucht gesetzt werden.

Rechnungskorrekturen werden vom Lieferanten/Dienstleister ausgestellt; Gutschriften meistens vom Leistungsempfänger.

Um einen Auftrag bzw. einen Auftragstermin per Klick direkt auf das Smartphone eines Technikers zu disponieren, muß auf diesem Smartphone die App "FAKTURIS mobile" installiert sein. Darüber hinaus sind in den Einstellungen der App die Verbindungsdaten einzugeben und zu speichern. Diese sind pro Smartphone individuell und werden vom Lizenzgeber zur Verfügung gestellt.

Benutzerhinweis: Damit der Auftragstermin eines Service-Vertrages versandt werden kann, muß der Ansprechpartner beim Endkunden im Auftragsformular (unter der Lieferanschrift) ausgewählt und gespeichert sein!

Eine App ist für Andoid und iOS verfügbar. Nach dem Login werden alle Daten bei erfolgreicher Verbindung in Echtzeit hin- und hersynchronisiert, d.h. das ein neuer Termin sofort nach dem Absenden auf dem Mobilgerät erscheint (farbig unterlegt) bzw. ein in Arbeit befindlicher bzw. erledigter Termin ebenfalls sofort auf dem Monitor in der Zentrale sichtbar ist.

Neu! Bei Abfahrt zu Hause sollte der Benutzer (Techniker) sich in die App einloggen. Damit wird die Tagesarbeitszeit inkl. Fahrzeiten gestartet. Das Ausloggen erfolgt nach Ankunft zu Hause = Ende der Tagesarbeitszeit.Es gibt 4 Terminstati: Gelb = Disponiert, Rot = In Arbeit, Grün = Fertig gestellt und Blau = Zurückgestellt. Ein zurückgestellter Termin kann entweder vom Techniker als auch vom Sachbearbeiter im Büro wieder freigegeben werden. Von der Terminanzeige gelangt man per Fingertouch in die Detailansicht. Hier können über Buttons folgende Aktionen gestartet werden:

1. Start-Button: Damit wird die Zeiterfassung pro Termin gestartet. Der Button wird rot mit der Aufschrift: Stop. Vor dem Abschluß der Arbeit wird die Zeiterfasung für diesen Termin gestoppt.

2. Status ändern: Hier kann der Bearbeitungsstatus geändert werden: "Zurückgestellt" oder "In Arbeit".

3. Dokumente: Hier findet man alle pdf-Dokumente, die dem Auftragstermin angehängt wurden. In der Regel sind das die Arbeitsanweisung mit Detailvorgaben und der Grundrissplan. Der Grundrissplan muß vorher unter "Dokumente" dem Kunden zugeordnet und im jpg-Format hochgeladen werden. Die Dateigröße darf dabei 250 kb nicht übersteigen; sonst erscheint eine Fehlermeldung. Da die Dokumente und Anlagen in Abhängigkeit voneinander sind, wird bei Auswahl nur eines Dokumentes (z.B. die Arbeitsanweisung) eine Fehlermeldung ausgegeben.

4. Checkliste: Hier ist eine Monitoring-Checkliste angehängt, die abgearbeitet werden muß. Mit Touch auf einen Monitor geht ein Erfassungsmenü auf. Hier kann ein Barcode gescannt werden, muß aber nicht. Die Befallstärke wird ausgewählt und der Zustand des Monitors. Die beim letzten Mal erfaßten Werte, sind sichtbar. Diese Infomationen werden gespeichert. Schwachstellen können zusätzlich fotografiert werden. 3 Fotos mit einer Kurznotiz sind möglich. Über den Pfeil vor Checkliste gelangt man wieder in die Detailansicht.

Auftragspositionen hinzufügen: Sind während der Arbeit weitere Leistungen oder Lieferungen erforderlich, können diese Positionen einfach hinzugefügt werden. Diese erscheinen später im Auftragsformular von FAKTURIS.

Ist der Auftrag erledigt, kann der Kunde mit dem Finger auf dem Unterschriftspanel unterschreiben. Der Auftrag wird rot unterlegt = "Fertig gestellt" und wird sofort in Echtzeit synchronisiert.

Aus diesen Daten inkl. aktuelle Monitoring-Checkliste, Fotos und Unterschrift(en) entsteht später das Arbeitsprotokoll, das als pdf an den Kunden versandt werden kann. Das Arbeitsprotokoll als PDF muß aber vorher über den Button "Arbeitsprotoll" im Auftrag erstellt werden.

Ein zentrales. Die Listen sind das Herzstück der Geschäftsvorgänge. In den Listen sind alle aktiven Geschäftsvorgänge aufgeführt (10 auf jeder Seite). Über Filter können einzelne gesucht werden. Jede Liste hat eine pdf-Druckansicht (blauer Button ganz unten rechts auf der Seite). Die Druckansicht kann gespeichert werden.

Speichern: Grün

Duplizieren: Gelb

Druckansicht: Blau

Übernehmen: Weiß

Dieses Problem entsteht meistens, wenn von einem ERP-System (Fakturaprogramm) in ein anderes gewechselt werden soll. Man scheut sich dann davor, alle Kundendaten erneut erfassen zu müssen. Dieser Aufwand entsteht nicht, wenn die alten Kundendaten in einer einfachen csv-Datei (Textdatei) so aufbereitet wurden, daß sie problemlos von FAKTURIS übernommen werden können. Das muss im Einzelfall aber geprüft werden.

Ausgangsrechnungen können über einen beliebigen Zeitraum (Datum von - Datum bis) in eine DATEV-gerechte csv-Datei generiert werden, die auf dem Desktop oder in ein Verzeichnis gespeichert wird. Von da aus ist ein Versand dieser Datei an den Steuerberater z.B. über ein verschlüsseltes Mailprogramm oder einen Datenträger möglich.

In gleicher Weise können alle Kunden exportiert werden, die dann in einer csv-Datei gespeichert werden.

In der Mahnungsliste werden alle überfälligen Rechnungen (Zahlungsziel überschritten) aufgelistet. Die Liste verfügt über 3 Mahnstufen, die individuell genutzt werden können.

Die Mahntexte dazu, die Sie ebenfalls selbst erstellen können, finden Sie in "Einstellungen > Mahntexte". An die Einhaltung einer Reihenfolge der Mahnstufen sind Sie nicht gebunden. Klicken Sie auf ein Drucker-Icon und die Mahnung wird als pdf angezeigt. Dieses Formular können Sie jetzt speichern und an der Kunden per Mail mit Anhang oder per Post versenden.

Im Mitarbeiterstamm ist die Art der Anstellung und der Provisionssatz hinterlegt. Über die Auswahl des Verkäufernamens können die Netto-Provisionen je Monat dargestellt werden. Eine Änderung ist über den Button möglich.

Die Umsatzliste enthält alle Nettoumsätze (ohne MwSt.) des laufenden Jahres. Mit Klick auf das Anzeige-Icon werden alle Rechnungen des jeweiligen Monats angezeigt.

NEU! Über einen zusätzlichen Filter kann auch nur ein Artikelumsatz über Auswahl des Artikelnames angezeigt werden.

Hier können Lieferanten-Rechnungen erfaßt werden. Diese werden für den Datenexport an den Steuerberater (DATEV) als csv-Datei vorbereitet und zusammen mit den Kunden-Rechnungen monatlich oder einem anderen Zeitraum versendet.

Benutzerhinweis: Zusätzlich können hier Original-Rechnungen in den Formaten pdf, png und jpg hinterlegt werden, die entweder per Drag und Drop oder über Button hochgeladen werden. Die Dateien werden angezeigt und in einem separaten Verzeichnis des Systems abgelegt.

Ganz einfach: Wurde vorher ein Auftrag erstellt, kann der Lieferschein direkt aus diesem generiert werden (Button "Als Lieferschein übernehmen").

Der Lieferschein wird gespeichert und kann selbstverständlich überall geändert werden. Nach einer Änderung "Speichern" nicht vergessen! Der direkte E-Mail-Versand des "Lieferschein" als pdf an den Kunden ist möglich. Optional kann auch ein Lieferant ausgewählt werden. Dann wird der Lieferschein an den Lieferanten gesandt, mit der Bitte, Ware direkt an einen Kunden im Namen und für Rechnung des Versenders zu verschicken (z.B. wenn der Versender einen Webshop betreibt und er die Ware nicht am Lager hat).

Verträge können Serviceverträge, Wartungsverträge oder Mehrfachjobs sein, die in einer Liste verwaltet werden.

Die Erstellung erfolgt automatisch über den Auftrag. In "Geschäftsvorgänge > Aufträge > Auftragstyp" erfolgt die Auswahl. Danach werden die Auftragdetails und Termindetails ausgefüllt. Ist das erfolgt und alles korrekt gespeichert, erscheint dieser Vertrag in der Vertragsliste und kann dort übersichtlich verwaltet und überwacht werden. Der erste Servicetermin wird ebenfalls angezeigt. Die Vertragsverwaltung überwacht auch das Laufzeitende, falls sich der Vertrag nicht automatisch verlängert.

Serviceverträge (mehr als 3 Wartungen pro Jahr) und Mehrfachjobs (weniger als 4 Wartungen pro Jahr) werden getrennt verwaltet.

Die Einsatz- und Terminverwaltung ist mit dem Auftragsformular gekoppelt. Ein neuer Termin kann aber auch direkt in der TV manuell erstellt werden.

Voraussetzung für eine korrekte Übernahme der Termine aus dem Auftrag ist, das das Formular komplett ausgefüllt ist; insbesondere Techniker, Datum, Start- und Endzeit. Der Termin wird über einen Termin übernehmen-Link oder -Button übernommen, wobei das Farbident des Techniker (Einzustellen beim Mitarbeiter) ebenfalls übernommen wird.

Sollte es zu Terminüberschneidungen kommen, erscheint eine Warnmeldung. Um dies zu vermeiden, kann man sich die Termine des Technikers vor Übernahme über den Button „Termine anzeigen“ ansehen, um den Termin auf einen freien Zeitraum zu legen. Beim Einmaljob wird der gesetzte Termin übernommen; beim Mehrfachjob ebenfalls (max. 4). Beim Service-Vertrag wird der Ersttermin konkret übernommen, die weiteren Termine für ein Jahr im gewählten Turnus vorläufig gesetzt (Beispiel: 6 Aktionen pro Jahr = alle 2 Monate). Änderungen können manuell in der TV durchgeführt werden. Termine können per Drag und Drop verschoben werden. Bei Technikeränderungen muß der Termin gelöscht und ein neuer manuell erstellt werden.

Benutzerhinweis: Mobile Auftragsbearbeitung: Disponierte Aufträge werden wie folgt auf das Smartphone des Technikers gesendet.

Einmaljob: sofort

Mehrfachjob: alle Termine sofort, wobei spätere Termine zurückgestellt werden können

Service-Vertrag: Jeder Termin einzeln

Grundsätzlich ist die Kalkulation eines Angebotes nach folgenden Kriterien möglich:

1. Als Jobkalkulation (Fahrzeit, Arbeitszeit, Material, Sonstiges)

2. Als Vertragskalkulation (Fahrzeit, Arbeitszeit, Monitoring, Material, Sonstiges)

3. Als Arbeitszeitkalkulation (Fahrzeit und Material im Stundensatz enthalten)

4. Als Materialkalkulation (Fahrzeit und Arbeitszeit im Materialpreis enthalten)

Alle Kalkulationswerte kommen aus dem Artikelstamm, den Sie vorher angelegt haben. Nach einer Zwischenberechnung können prozentuale und preisliche Zuschläge hinzugerechnet werden.

2 Zuschläge sind vordefiniert, 2 weitere können frei benannt werden. Danach ergeben sich für das Angebot die Kosten, der empfohlene Preis und der evtl. Rohgewinn. Es liegt natürlich im Ermessen des Kalkulators, einen Preis nach seinen Vorstellungen festzulegen.

Checklisten können zur Prüfung von Monitoren auf Befallssituationen und Zuständen erstellt werden. Diese können im Rahmen einer Disponierung auf das Smartphone des Technikers angehängt werden, soweit diese korrekt gespeichert wurden.

Bei der Erstellung muß zunächst der Kunde ausgewählt und der Name der Checkliste eingegeben werden. Danach wird der Monitortyp ausgewählt: Über ein Popup können zur Schnelleinrichtung mehrere Monitore hinzugefügt werden, die alle automatisch auf "Kein Befall" und Zustand "OK" gesetzt werden. Der Standort wird automatisch beim Hereinziehen der Monitore auf Koordinaten gesetzt. Jeder Monitor kann auch einzeln erstellt werden.

Sollte die Checkliste für eine andere Lieferanschrift/Objekt gebraucht werden, muss diese(s) entsprechend angelegt und ausgewählt werden. "Speichern" nicht vergessen!

Danach wird der oder die Bereich(e) erstellt. Der Bereich befindet sich im Objekt und stellt eine Etage oder einen Raum innerhalb des Objekts dar. Es können mehere Bereiche angelegt werden. Jedem Bereich muß der richtige Lageplan zugeordnet werden. Mit Klick auf den Button "Lageplan öffnen" können die vorher erstellten Monitore per Drag und Drop auf den Lageplan gezogen werden.

Der fertige Lageplan zu diesem Bereich wird gespeichert und kann danach als pdf-Druckansicht aufgerufen werden.

Benutzerhinweis: Lageplan-Maße ca. B=1100 px x H=700 px (Pixel). Dateigröße: max. 250 kb. Möglichst schwarz/weisse Grundrisse im .jpg-Format verwenden. Fotos und Draufansichten sind meistens unerwünscht von Auditoren. Als Programm zur einfachen Erstellung von Grundrissen hat sich "Visio" bewährt.

Mit "Speichern" wird die Checkliste gesichert und kann später als pdf über den Namen in die Disponierung der Mobilen Auftragsbearbeitung übernommen werden. Der Techniker hat über die App die Möglichkeit, die tatsächlichen Befälle und Zustände im Rahmen jeder Disponierung zu bearbeiten.

Die aktuelle Situation wird dem Kunden später im Rahmen des Arbeitsprotokolls dargestellt. Barcodes können gescannt werden; müssen aber nicht.

Befallstatistiken entstehen aus Checklisten und Arbeitsprotokollen. Jeder Monitor, der einem Objekt/Bereich zugeordnet ist und vom Techniker gecheckt wurde, wird in der Statistik berücksichtigt.

Ausgewählt wird die Befallstatistik über den Kunden und die Auftrags-Nr. Welche Chartdarstellung gewünscht wird (Balken, Torte oder Linie) muss ebenfalls ausgewählt werden.

Wenn man mit der Maus über einen Chart fährt, poppt eine Liste mit den Monitoren auf, die die Auftrags-Nr. und das Datum der Statistik enthält sowie Befallsstatus und Zustand.

Die OP-Liste (Offene Posten) stellt Ihnen alle offenen Posten für ein Jahr dar. Über ein Pulldown-Menü können Sie auch andere Jahre auswählen.  Ein Klick auf das Icon zeigt die entsprechende Rechnung insgesamt an.

Hier werden eigene Bankkonten für Überweisung, Lastschrift und Kontenabgleich angelegt und verwaltet. Bei der Ersteinrichtung halten Sie bitte Ihre Bankdaten (Online-Zugangsdaten) bereit.

Sie können aus dem FAKTURIS-System heraus Überweisungen von Ihrem Bankkonto auf das Bankkonto eines anderen Bankkontoinhabers tätigen (z. B. Lieferanten oder Mitarbeiter). So wie Sie das von anderen Online-Bankingssystemen gewohnt sind. Die Verbindung wird von einem renomierten Finanzdienstleister in Deutschland über eine API her- und sichergestellt. Für Lastschriften werden Mandatsreferenzen gebraucht.

Wie muss ein SEPA-Lastschriftmandat aussehen: Zu ihnen gehören der Name des Kontoinhabers, seine Anschrift und seine Kontodaten (IBAN und BIC). Zu den weiterhin nötigen Angaben gehören der Name und die Anschrift des Zahlungsempfängers, seine Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz der Transaktion.

1. Ausgangsrechnungen (Kunden-Rechnungen): Automatisch beim Drucken einer Rechnung. Diese erscheint dann in der Buchungsliste als "grün" gekennzeichneter Betrag mit Buchungstext.

2. Eingangsrechnungen (Lieferanten-Rechnungen): Beim Speichern einer Rechnung in Geschäftsvorgänge > Rechnungen (Lieferanten). Diese erscheint dann als "rot" gekennzeichneter Betrag mit Buchungstext. Rechnungsbuchungen können bis zum Abschluß eines Monats oder Quartals geändert werden.

Wenn alle Buchungen eines Abrechnungszeitraumes (Monat oder Quartal) erfolgt sind, kann der Zeitraum abgeschlossen werden.

Nur wenn Sie abschließen, erscheint der Button "Umsatzsteuer-Voranmeldung". Nach Klick auf den Button wird das Formular für das Finanzamt zu erzeugt und Sie können das pdf-Formular herunterladen oder drucken.

Z.Zt. ist nur ein Online-Versand über das ELSTER-Portal möglich. (Dabei helfen wir Ihnen gerne).

1. Auswertung: BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) für den Abrechnungszeitraum.

2. Auswertung: Journal (Buchungsjournal) für die Buchungssätze des Abrechnungszeitraumes (auswählbar nach Vorgang oder Nummer).

3. Auswertung: EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) für das lfd. Jahr. Immer Herunterladen oder Drucken möglich.

Alle manuell zu buchenden Belege (außer Ein- und Ausgangrechnungen) werden in der Navigation "Buchhaltung" unter "Buchen" gebucht. Über den Button "Neue Buchung" in der Buchungsliste wird ein Formular geöffnet.

1. Zunächst den Vorgang auswählen: Einnahme oder Ausgabe. Über ein Submenü müssen die Buchungskonten ausgewählt werden (Nach Kontenrahmen SKR3 der DATEV)

2. Die nächste Nr. der Buchung erscheint automatisch.

3. Im nächsten Feld wird der Bruttobetrag eingegeben (inkl. MwSt.)

4. Danach wird der Steuersatz ausgewählt (i.d.R. 19%)

5. Das Tagesdatum ist ausgewählt; kann aber auch geändert werden.

6. Im nächsten Feld kann Buchungstext eingegeben werden.

Mit "Speichern" wird die Buchung in der Datenbank gespeichert (nicht vergessen!) und erscheint in der Liste (grün für Einnahmen, rot für Ausgaben).