Support HilfeFAQ
Ein zentrales. Die Listen sind das Herzstück der Geschäftsvorgänge. In den Listen sind alle aktiven Geschäftsvorgänge aufgeführt (10 auf jeder Seite). Über Filter können einzelne gesucht werden.
Jede Liste hat eine pdf-Druckansicht (blauer Button ganz unten rechts auf der Seite). Die Druckansicht kann gespeichert werden.
- Hier findet der Chef jeden Tag die wichtigsten, aktuellen Informationen auf einen Blick. Diese ergeben sich automatisch aus den getätigten Geschäftsvorgängen.
- Netto-Umsätze (ohne MwSt.) des gesamten lfd. Jahres.
- Überfällige Rechnungen, also Rechnungen, deren Zahlungsziel überschritten ist.
- Offene Posten, also Rechnungen, die noch nicht fällig sind.
- Auslaufende Verträge, also z.B. Wartungsverträge, die für 1 Jahr angelegt wurden und um deren Verlängerung man sich kümmern muß.
- Offene Angebote, also Angebote, die schwebend sind und wo noch nicht sicher ist, ob sie zu einem Auftrag führen oder abgelehnt werden. Nachfassen!
- Offene Sammelrechnungen, also zusammengefaßte Rechnungen aus Service-Verträgen, die noch kein Absendedatum für automatischen E-Mail-Versand haben.
- Warenbestandswarnungen, wenn die Mindestlagermenge unterschritten wurde.
- Notizen können für die verschiedensten Vorgänge angelegt und überwacht werden (Wiedervorlage), bis sie als erledigt gekennzeichnet werden und aus der Liste verschwinden.
Bei Einrichtung des Systems wird ein Administrator angelegt. Das ist i.d.R. der Chef oder ein von ihm benannter Mitarbeiter. Dieser Mitarbeiter ist unter "Einstellungen > Mitarbeiter" bereits im System vorhanden.
Dieser Administrator kann Benutzer anlegen und löschen, allerdings keine anderen Administratoren. Der Administrator kann nur die Rechte vergeben, die ihm selbst durch den Superadministrator gegeben wurden.
Textbausteine können individuell zu verschiedenen Kategorien erstellt werden. Diese finden dann in Formularen (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen usw.) Verwendung, in dem diese Textbausteine einfach über ein Pulldownmenü ausgewählt werden können und im Formular gespeichert werden.
Standardbausteine, die immer zuerst ausgewählt werden können, werden extra gekennzeichnet.
- Artikel können Waren und Dienstleistungen sein. Sie werden entweder manuell angelegt oder können importiert werden. Die Importvoraussetzungen und des Dateiformat müßen bei uns erfragt werden.
- Die "Einheit" besteht aus Verpackungsart, Menge und Mengeneinheit: z.B. "Kanister 10 L" oder kleiner. Falls keine Verpackungsart gebraucht wird, kann die auch weggelassen werden (nicht auswählen). Dann nur Menge und Mengeneinheit eingeben und speichern: z.B. "1 St."
- Der EK = Einkaufspreis + 30% Marge ergibt automaisch den VK (Verkauspreis). Das gilt auch umgekehrt: EK + VK = autom. % Marge. Nach dem Speichern ist das aber erst im nächsten Listenaufruf sichtbar.
- Bei Import von Artikeln aus einem Webshop wird die Einheit und der EK nicht übernommen.
- Warenlager/Warenbestände: In der Artikelliste und in der Warenstandsliste können Warenzugänge und -abgänge gebucht werden. Dies wird in der Warenbestandsliste mit Namen (eingeloggter Benutzer) und Datum autom. protokoliert. Demnächst werden Warenverbräuche über die App automatisch abgebucht.
- Für die FiBu können bei den Artikeln Erlöskonten hinterlegt werden.
- Mindestbestand: Bei den Artikeln (Waren) kann ein Mindestbestand hinterlegt werden. Ist dieser erreicht, wird das im Dashboard angezeigt. Über die Warenlagerliste kann der entsprechende Artikel (rot unterlegt) dann direkt beim Lieferanten über eine E-Mail mit angehängtem Bestellformular nachbestellt werden.
- Die neue Einsatz- und Terminverwaltung der ERP6-Version ist mit dem Auftragsformular gekoppelt. Ein neuer Termin kann aber auch direkt in der TV manuell erstellt werden.
- Voraussetzung für eine korrekte Übernahme der Termine aus dem Auftrag ist, das das Formular komplett ausgefüllt ist; insbesondere Techniker, Datum, Start- und Endzeit.
- Der Termin wird über einen Termin übernehmen-Link oder -Button übernommen, wobei das Farbident des Techniker (Einzustellen beim Mitarbeiter) ebenfalls übernommen wird.
- Sollte es zu Terminüberschneidungen kommen, erscheint eine Warnmeldung. Um dies zu vermeiden, kann man sich die Termine des Technikers vor Übernahme über den Button Termine anzeigen ansehen, um den Termin auf einen freien Zeitraum zu legen.
- Beim Einmaljob wird der gesetzte Termin übernommen; beim Mehrfachjob ebenfalls (max. 4). Beim Service-Vertrag wird der Ersttermin übernommen und die weiteren Termine für ein Jahr im gewählten Turnus vorläufig gesetzt (Beispiel: 6 Aktionen pro Jahr alle 2 Monate).
- Änderungen können manuell in der TV durchgeführt werden. Termine können per Drag und Drop verschoben werden.
- Mobile Auftragsbearbeitung: Disponierte Aufträge werden einzeln auf das Smartphone des Technikers geschickt.